Partager⚓︎
Présent dans l’application
- Pristy Espaces
- Pristy Actes
- Pristy Portail
- Pristy app content
Droit nécessaire
- Utilisateur (lecteur / éditeur / gestionnaire)
- Administrateur
Pristy app content / ACA est déprécié
Cette version de Pristy n’est plus mise à jour depuis la sortie de la version stable de Pristy Espaces en décembre 2022. Contactez-vous pour migrer vos instances vers cette nouvelle interfaces plus modernes.
Les fonctions de partage peuvent paraître complexes de prime abord : pas de panique, après avoir lu cette section tout sera plus clair.
D’abord, il faut distinguer le partage en interne et le partage en externe.
En externe⚓︎
Accessible avec le rôle
- Gestionnaire
- Collaborateur / Éditeur
- Lecteur
Il suffit d’utiliser au choix la fonction Obtenir le lien ou la fonction Envoyer par mail cela générera un lien consultable par toute personne à qui vous le partager. Cela ne fonctionne que pour des documents et ne permet que la lecture seul (pas de modification).
Voir aussi : Obtenir le lien, Envoyer par mail
En interne⚓︎
Accessible avec le rôle
- Gestionnaire
- Collaborateur / Éditeur
- Lecteur
C’est-à-dire aux personnes ayant un compte sur votre instance de Pristy.
Pour accéder à la fonction il faut :
- Sélectionner l’espace de travail, le dossier ou le document
- Cliquer sur les 3 points pour accéder à “Plus d’action”
Bandeau d’actions : plus d’action - Cliquer sur “Partager” sur le menu déroulant
Bandeau d’actions : menu plus d’action
Utilisez le clic droit
Vous pouvez aussi faire un clic droit sur l’espace de travail, le dossier ou le document puis cliquer sur “Partage”.
Une fenêtre s’ouvre :
À savoir avant de partager
On peut partager tout ce qui se trouve dans son compte : les espaces de travail, les dossiers, les documents (quel que soit leur format).
Pour partager il faut avoir le rôle de gestionnaire ou de collaborateur sur l’espace de travail, le dossier, le document que l’on souhaite partager. Cela veut dire qu’un lecteur peut seulement consulter un contenu.
Le partage des espaces de travail et des dossiers est automatiquement hérité à son contenu, c’est-à-dire que si un espace de travail est partagé à un utilisateur tout le contenu de l’espace sera accessible à l’utilisateur, en suivant les mêmes autorisations. Il en va de même pour un dossier. Cet héritage peut être contrôlé, voir Héritage de rôle.
Rôle⚓︎
Il existe 3 rôles : Gestionnaire, Collaborateur/Éditeur et Lecteur – chacun de ses rôle s’attribue au moment du partage. Les rôles définissent les autorisations de l’utilisateur à consulter, modifier ou déplacer un dossier ou un document.
Rôle
- Gestionnaire
- Collaborateur / Éditeur
- Lecteur
Un gestionnaire a tous les pouvoirs sur son contenu, il peut le créer, le modifier, le déplacer, le partager et l’organiser ou le réorganiser à sa guise.
Le créateur d’un espace, d’un document ou d’un fichier en est automatiquement gestionnaire. S’il s’agit d’une espace ou d’un document, il est également gestionnaire de tout le contenu ajouté (sauf si le comportement a été modifié manuellement dans l’Héritage de rôle.
Rôle
- Gestionnaire
- Collaborateur / Éditeur
- Lecteur
Un collaborateur / éditeur peut tout consulter et créer du contenu, mais ne peut pas supprimer ou changer l’emplacement du contenu qu’il n’a pas créée. Il peut consulter les partages attribués et changer les siens pour des droits plus restrictifs. Par extension au paragraphe précédent, le collaborateur d’un espace de travail qui a créée un dossier est donc gestionnaire de ce dossier et profite des droits de gestionnaire sur ce dossier.
Rôle
- Gestionnaire
- Collaborateur / Éditeur
- Lecteur
Un lecteur peut uniquement consulter le contenu. Il ne peut pas partager, mais peut toujours le télécharger. Il peut générer un lien qu’il peut partager.
Héritage de rôle⚓︎
Accessible avec le rôle
- Gestionnaire
- Collaborateur / Éditeur
- Lecteur
Un rôle est automatiquement hérité. Quand un espace de travail est partagé l’utilisateur hérite des même droits sur les dossiers et documents qui le compose. Tous les dossiers ou documents ajoutés après le partage profite de cet héritage.
Le(s) gestionnaire(s) de l’espace de travail peux désactiver l’héritage des rôles, d’un espace, d’un dossier ou d’un document.
Il peut aussi choisir de rendre gestionnaire d’un dossier un utilisateur collaborateur ou lecteur d’un espace de travail.
Exemple d’application
Il existe autant de façon de partager des dossiers que d’organisation d’équipe. Voici ici un exemple d’utilisation mettant en avant les possibilité de l’héritage des rôles.
En tant que responsable administratif, je partage les dossiers d’information de la paie avec mon responsable RH, chaque salarié a son dossier et ne peut consulter que ce dernier et les informations pratiques sur la mutuelle d’entreprise. Dans ces dossiers salariés se trouvent des informations permettant d’établir le bulletin de paie - par exemple un contrat de travail - et de le payer - par exemple un RIB. Je ne souhaite pas le même niveau de partage pour toutes ces informations.
Je partage alors l’espace de travail à tous les salariés, mais je désactive l’héritage des rôles. Puis je partage son dossier personnel à chaque salarié en mode lecteur, pour qu’il puisse télécharger ses bulletins de paie, mais pas agir sur le contenu du dossier. Dans chaque dossier salarié existe un dossier “Information pour la paie”. Je partage ce dossier personnel à chaque salarié en donnant les droits collaborateur pour qu’ils puissent ajouter leur informations de paiement.
Mon responsable RH a lui accès à tous les dossiers de bulletins de paie en collaborateur, pour qu’il puisse transmettre les bulletins chaque mois aux salariés. Il est en lecteur sur les autres dossiers contenant des informations dont il a besoin sans avoir à agir directement dessus.
J’active ensuite l’héritage sur le dossier “Mutuelle” pour que chaque salarié ait accès aux informations.
J’ai aussi un espace partagé avec la gérante, sur lequel nous sommes toutes deux gestionnaires. Mais sur le dossier “Assemblées Générales”, l’héritage a été désactivé et le dossier m’a été partagé avec les droits d’accès lecteur. Idem pour celui de “Bilan annuel” qui m’a été partagé en tant que collaborateur.
Action limitée par le rôle attribué à l’espace de travail.⚓︎
Gestionnaire – actions⚓︎
Rôle : action disponible
- Gestionnaire
- Collaborateur / Éditeur
- Lecteur
- Espace de travail
- Dossier :
- Fichier :
- Informations (détails)
- Partager
- Obtenir un lien
- Télécharger
- Envoyer un mail
- Afficher
- Modifier avec Collabora Online (uniquement pour les formats modifiables)
- Éditer hors-ligne
- Importer une nouvelle version
- Favori
- Déplacer
- Copier
- Supprimer
- Gérer les versions
Collaborateur - actions⚓︎
Rôle : action disponible
- Gestionnaire
- Collaborateur / Éditeur
- Lecteur
- Espace de travail
- Dossier (non crée par l’utilisateur):
- Fichier (non crée par l’utilisateur) :
- Informations (détails)
- Partager
- Obtenir un lien
- Télécharger
- Envoyer un mail
- Afficher
- Modifier avec Collabora Online (uniquement pour les formats modifiables)
- Importer une nouvelle version
- Favori
- Copier
- Gérer les versions (suppression impossible)
Lecteur - Bandeau_daction_Plus_daction⚓︎
Rôle : action disponible
- Gestionnaire
- Collaborateur / Éditeur
- Lecteur
- Espace de travail
- Dossier (non crée par l’utilisateur):
- Fichier (non crée par l’utilisateur) :
- Informations (détails)
- Obtenir un lien
- Télécharger
- Envoyer un mail
- Afficher
- Favori
- Copier
- Gérer les versions(seul la fonction de téléchargement est disponible)
Exemples d’utilisation :
Au sein d’un espace de travail, les accès peuvent être augmentés. Par exemple :
- Un espace de travail n’est partagé avec personne.
- On peut partager un dossier ou un fichier qu’il contient.
- Il sera accessible via l’url partagée avec quelqu’un ou en cherchant le nom de ce dossier ou fichier.
- S’il s’agit d’un dossier, tout son contenu aura les mêmes droits que ce dossier.
- Nous aurons accès au contenu de l’espace de travail si ce dernier et public. Pour y avoir accès depuis ces espaces de travail, il faudra en demander l’accès.
- Conseil : mettez le contenu de ce dossier qui vous intéresse en favoris !
Ou
Dans une entreprise composée de 4 employés, 2 cadres et 2 non cadres. 2 employés cadres : Marie Doe et Kate Tie et 2 employés non cadre : John Foster et Lucie Lix
- Le gérant a partagé un espace de travail avec tous les employés en lecture seul. L’espace “Ressource Humaines”
- Dans cet espace se trouve un dossier d’informations pour les salariés “Informations générales”, et un dossier par employé.
- Il a retiré les droits hérités des employés sur leurs dossiers personnels. Et ajouté les droits d’éditeur à chaque dossier, employé par employé. (Dans ces dossiers on retrouve le contrat de travail de l’employé, ses bulletins de salaires, l’employé peut lui ajouter les documents comme les justificatifs de frais, rapport de mission, suivi journalier, etc.)
- Sur le dossier “Informations générales” il n’a rien changé, mais ces derniers contiennent des informations sur les mutuelles. Il a donc retiré les droits hérités des employés sur les dossiers mutuelles et ajoutées aux cadres le partage en lecture seul du dossier “Mutuelle Cadre”, il a fait de même pour les non-cadre et le dossier “Mutuelle non-cadre”. Pour autant le dossier sur la médecine du travail et toutes informations futures pourront être ajoutés dans ce dossier pour tous les employés.
- L’entreprise débute, mais après quelque temps, le gérant embauche un salarié en charge des ressources humaines, il lui partage donc ce dossier et créer le dossier du nouveau salarié. Puis lui confère aussi les droits d’accès de tous les dossiers des employés pour qu’il puisse reprendre le suivi. Le nouveau responsable RH a alors tout l’historique d’information et le gérant peut toujours suivre le dossier si besoin.
- L’entreprise grandit encore et une dizaine d’employés s’ajoutent alors le gérant demande à son administrateur de créer un groupe “cadre” et un groupe “non cadre” pour simplifier le partage des dossiers respectant cette thématique.
Visibilité de l’espace de travail⚓︎
La visibilité d’un espace influe sur sa capacité à sortir dans les résultats de recherches.
L’espace public non partagé et son contenu sont recherchables par tous les utilisateurs. N’importe quel utilisateur peut intégrer l’espace de travail. Si du contenu de l’espace vous est partagé, la recherche vous indique son emplacement.
L’espace modéré non partagé est recherchable par tous les utilisateurs. N’importe quels utilisateurs peut demander au(x) gestionnaire(s) à intégrer l’espace de travail (depuis l’application). Si du contenu de l’espace vous est partagé, la recherche ne vous indique pas son emplacement.
L’espace privé non partagé n’est pas recherchable. Aucun utilisateur ne peut demander au(x) gestionnaire(s) à intégrer l’espace de travail (depuis l’application) ou connaître l’existence du dossier. Si du contenu de l’espace vous est partagé, la recherche ne vous indique pas son emplacement.