Dépôt de pièces

Deux méthodes de dépôt

Dépôt assisté (page dédiée)

Le dépôt assisté est accessible via le menu latéral Dépôt de pièce ou via le bouton dédié depuis le dossier de marché. Cette méthode guide l’utilisateur pas à pas et assure le classement automatique des fichiers.

Étapes :

1. Sélectionner un marché dans la liste. Vous pouvez effectuer une recherche par numéro de marché pour retrouver rapidement le dossier concerné.
2. Sélectionner la phase concernée (Préparation, Passation ou Exécution).
3. Importer les fichiers par glisser-déposer dans la zone prévue à cet effet, ou cliquer sur le bouton Importer pour parcourir vos fichiers locaux.
4. Pour chaque pièce importée, sélectionner une nature de fichier dans la liste déroulante.
5. Selon la nature sélectionnée, des champs supplémentaires peuvent apparaître :
   • Numéro de lot : si le marché est alloti
   • Nom du candidat : pour les pièces relatives aux offres
   • Numéro d’avenant et date d’avenant : pour les avenants contractuels
6. Cliquer sur Téléverser pour lancer le dépôt.

Une fois le dépôt effectué, le fichier est automatiquement classé dans le bon sous-dossier et renommé selon la nomenclature définie. Un message de succès accompagné d’un lien direct vers le document est affiché.

Dépôt libre (en phase de Préparation uniquement)

Il est possible d’importer des fichiers directement depuis n’importe quel dossier ouvert, en utilisant le bouton Importer de la barre d’outils. Cette méthode est disponible en phase Préparation uniquement.

Les fichiers déposés de cette façon ne sont pas classés automatiquement. Ils restent à l’emplacement où ils ont été déposés.

Natures de fichier

Les natures de fichier permettent de qualifier chaque pièce déposée. Elles sont organisées par phase :

• Préparation : Formulaire de transmission, Lettre de consultation, etc.
• Passation : Avis d’attribution, Acte d’engagement, Notification du contrat, etc.
• Exécution : Bordereau de prix unitaire, Mémoire technique, Notification, etc.

Certaines natures sont uniques : un seul fichier par dossier peut porter cette nature. Si un fichier avec la même nature est déposé à nouveau, une nouvelle version du fichier existant est créée automatiquement.

D’autres natures sont multiples : plusieurs fichiers peuvent coexister avec la même nature dans le même dossier.

La liste des natures disponibles est configurable par l’administrateur de l’application via le menu Natures de fichier.

Nomenclature automatique

Lors d’un dépôt assisté, les fichiers sont automatiquement renommés selon la nomenclature configurée pour l’application. Ce renommage s’appuie sur les métadonnées du dossier de marché et celles saisies lors du dépôt.

Exemple : AE_Lot010_JECI_CORIOLIS123 pour un Acte d’engagement attribué à la société JECI sur le lot 10.

Les métadonnées du dossier de consultation ou de marché (numéro de consultation/marché, type de procédure, direction, etc.) sont automatiquement associées au fichier déposé, sans saisie manuelle supplémentaire.

Mise à jour d’un document

Pour les natures non multiples, déposer à nouveau un fichier avec la même nature crée automatiquement une nouvelle version du document existant. La version précédente n’est pas supprimée : elle reste accessible dans l’historique des versions du fichier.

Pour les natures multiples, chaque dépôt crée un nouveau fichier distinct.

Formats acceptés

Les formats suivants sont acceptés lors du dépôt : PDF, ZIP, P7S, DWG, ainsi que les fichiers bureautiques courants (ODT, DOCX, ODS, XLSX, ODP, PPTX, etc.).

La taille maximale acceptée est de 1 Go par fichier.

En cas d’erreur

Si une erreur survient lors du classement automatique d’un fichier (nature incorrecte, dossier cible introuvable, etc.), le fichier est placé dans la liste des pièces en erreur, accessible aux administrateurs depuis le menu latéral Gestion des pièces en erreur.

Contacter l’administrateur de l’application pour qu’il procède au reclassement ou à la correction de l’erreur.