Gérer les Actes et Annexe

Importer Actes et Annexes

Ajouter des Actes

Pour ajouter des actes, cliquer sur le bouton vert “Importer des Actes”

• Cliquer sur sélectionner des fichiers
• OU Glisser-Déposer vos fichiers dans la boite de dépôt
• Choisir la nature des documents :
  • “Délibération” (DE)
  • “Actes réglementaires” (AR)
  • “Actes individuels” (AI)
  • “Contrats conventions et avenants” (CC)
  • “Documents budgétaires et financiers” (BF)
  • “Autres” (AU)
• Vérifier vos fichiers
  • Vous pouvez cliquer sur la croix pour supprimer un fichier sélectionné par erreur
  • Vous pouvez cliquer sur annuler pour supprimer tous les fichiers déposés
• Cliquer sur “ Envoyer” pour déposer vos fichiers
• Cliquer sur “Fermer” pour annuler l’action d’import

Type d’acte"

Vous pouvez aussi importer du contenu sans choisir de type. Pour gagner du temps, nous vous recommandons de typer à l’import. Cependant, si vous le souhaitez ou si vous faites une erreur, vous pouvez le faire dans un second temps voir “modifier l’acte”.

Ajouter des annexes

Pour chaque acte importé, vous pouvez accoler une ou plusieurs annexe(s) :

• Cliquer sur l’icône vert “Modifier”, une pop-up s’ouvre
• Ajouter un ou plusieurs annexe(s) dans la box d’import
• Cliquer sur “ Envoyer”

Vos annexes sont ajoutées. En cliquant dessus, il s’ouvre à la suite de l’acte lié. Ainsi, chaque document est contextualisé.

Supprimer une annexe

Pour supprimer une annexe, cliquer sur la croix à côté de son nom. Attention le document ne perdra pas uniquement son lien, il sera également supprimé de la plateforme.

Affichage du contenu

Une fois des actes ajoutés, le contenu s’affiche en tableau qui regroupe de gauche à droite :

• Les vignettes : Première page du document
• Le nom du document : Tri possible de A à Z et de Z à A)
• Version : Numéro de version du fichier : permet de savoir si le document a été modifié par l’OCR
• La nature (type) de fichier avec l’affichage de son code :
  • DE (Délibération)
  • AR (Actes réglementaires)
  • AI (Actes individuels)
  • CC (Contrats conventions et avenants)
  • BF (Documents budgétaires et financiers)
  • AU (Autres)
• La taille du fichier : Tri possible du plus petit au plus grand (et inversement)
• Sa date de Publication : Tri possible du plus ancien au plus récent (et inversement)
• Les boutons d’action :
  • En gris : télécharger
  • En vert : modifier
  • En rouge : supprimer

Survoler le label" En survolant le label raccourci vous pourrez voir son nom complet.

En haut du tableau se trouve une barre de filtre, elle permet de chercher les termes des noms des documents.

Modification après l’import

Modifier un acte

Vous pouvez également modifier l’acte :

• Cliquer sur l’icône “Modifier”, un pop-up s’ouvre, vous pouvez :
  • Ajouter ou modifier un titre
  • Modifier le nom du fichier ; attention, pensez à conserver l’extension (.pdf)
  • Ajouter une description
  • Changer la nature d’un acte
  • Ajouter le code acte
  • Ajouter ou supprimer une annexe (voir “Ajouter des annexes”)

Supprimer un acte

Pour supprimer un acte, cliquer sur le logo rouge “Corbeille”.

Il est aujourd’hui impossible de supprimer plusieurs actes en même temps.

Télécharger un acte

Pour télécharger un acte, cliquez sur le logo “télécharger” en gris à la droite de son nom. S’il contient une annexe, il nous est alors proposé de télécharger l’acte et/ou ses annexes.

En mode “consultation” cliquez sur le logo “télécharger” jaune à droite de la zone de zoom.

Consulter un acte

Pour consulter un acte, cliquez sur le nom de fichier. S’ouvre alors une fenêtre de visualisation, qui peut être ajustée avec les boutons de zooms “+” et “-”. Si l’acte contient des annexes, ils s’afficheront sous ce dernier.

On peut aussi avoir sur la page d’une séance des aperçus du document en cliquant sur sa vignette, s’affichera alors la première page du document.

Partager un acte : obtenir un lien vers l’acte

Pour partager un acte, cliquez sur le logo jaune “obtenir un lien” à la droite du logo télécharger.

Créer une séance

Pour créer une séance, cliquer sur l’espace Actes Administratifs dans le menu :

• Cliquer sur le bouton vert “Créer une nouvelle séance”
• Choisir la date où la séance a eu lieu
• Écrire une description si nécessaire (elle s’affichera sous la date de la séance)
• Cliquer sur “Valider”

Pour ajouter du contenu se référer à la section sur l’ajout des actes et annexes

Notes & Conseils

Classement

Peu importe l’ordre dans lequel vous créez les séances, après rafraîchissement de la page, les séances sont toujours affichées de la plus récente à la plus ancienne.

Impossible de modifier la date d’une séance

Pour éviter les erreurs, nous avons décidé qu’il est impossible de changer la date d’une séance. Aussi, si vous vous trompez, il faudra supprimer la séance et la recréer à la bonne date.

Évolution à venir

Il est impossible dans cette interface de modifier la description d’une séance ou même de la supprimer.