Gérer les actes et annexes
Importer des actes
Pour ajouter des actes dans un espace ou dans une séance, cliquez sur le bouton vert “Importer des Actes” :
- Cliquez sur “Sélectionner des fichiers” ou glissez-déposez vos fichiers dans la zone de dépôt
- Choisissez la nature des documents :
- Délibérations (DE)
- Actes réglementaires (AR)
- Actes individuels (AI)
- Contrats, conventions et avenants (CC)
- Documents budgétaires et financiers (BF)
- Autres (AU)
- Vérifiez vos fichiers :
- Cliquez sur la croix pour retirer un fichier sélectionné par erreur
- Cliquez sur “Annuler” pour retirer tous les fichiers
- Cliquez sur " Envoyer" pour lancer l’import
- Cliquez sur “Fermer” pour annuler l’import
Vous pouvez importer du contenu sans choisir de type. Cependant, pour gagner du temps, nous vous recommandons de typer vos actes à l’import. Vous pourrez toujours modifier le type ultérieurement (voir Modifier un acte).
Affichage du contenu
Les actes importés s’affichent sous forme de tableau avec les colonnes suivantes :
- Vignette : aperçu de la première page du document
- Nom du document : tri possible de A à Z et de Z à A
- Version : numéro de version du fichier (permet de savoir si le document a été modifié, par exemple par l’OCR)
- Nature (type) avec affichage du code : DE, AR, AI, CC, BF, AU
- Taille du fichier : tri possible du plus petit au plus grand
- Date de publication : tri possible du plus ancien au plus récent
- Boutons d’action :
- Télécharger (gris)
- Modifier (vert)
- Supprimer (rouge)
Survolez le code de nature (DE, AR, etc.) pour afficher son nom complet. En haut du tableau, une barre de filtre permet de chercher par nom de document.
Lorsqu’un acte possède des annexes, une icône s’affiche à côté de son nom pour l’indiquer visuellement.
Modifier un acte
Cliquez sur l’icône “Modifier”. Une fenêtre s’ouvre vous permettant de :
- Ajouter ou modifier le titre
- Modifier le nom du fichier (pensez à conserver l’extension
.pdf) - Ajouter ou modifier la date
- Ajouter une description
- Changer la nature (type) de l’acte
- Renseigner le code matière et le libellé du code matière
- Gérer les annexes
- Mettre à jour le fichier
Gérer les annexes
Ajouter des annexes
Pour rattacher une ou plusieurs annexes à un acte :
- Cliquez sur l’icône “Modifier” de l’acte concerné
- Dans la fenêtre qui s’ouvre, déposez vos fichiers dans la zone d’import des annexes
- Cliquez sur " Envoyer"
Les annexes sont rattachées à l’acte principal. En cliquant sur l’acte, les annexes s’affichent à la suite du document principal, permettant de consulter chaque document dans son contexte.
Supprimer une annexe
Dans la fenêtre de modification de l’acte, cliquez sur la croix à côté du nom de l’annexe à supprimer.
La suppression d’une annexe est définitive : le document est supprimé de la plateforme, pas uniquement détaché de l’acte.
Mettre à jour le fichier
Vous pouvez remplacer le fichier d’un acte par une nouvelle version :
- Cliquez sur l’icône “Modifier” de l’acte
- Dans la section “Mettre à jour le contenu”, déposez le nouveau fichier
- Ajoutez un commentaire de version si nécessaire
- Choisissez le type de version :
- Version majeure : pour les modifications importantes (ex : 1.0 → 2.0)
- Version mineure : pour les corrections mineures (ex : 1.0 → 1.1)
- Validez la mise à jour
L’historique des versions est consultable depuis la zone d’information de l’acte (voir Consulter un acte).
Sélection multiple et actions en lot
Vous pouvez sélectionner plusieurs actes pour effectuer des actions groupées :
- Cochez les cases à gauche des actes souhaités
- Une barre d’actions apparaît avec les options disponibles :
- Déplacer : déplacez les actes sélectionnés vers une séance ou vers la racine de l’espace
- Supprimer : supprimez les actes sélectionnés en une seule opération
La sélection multiple est particulièrement utile pour organiser vos actes après un import en lot : vous pouvez sélectionner plusieurs actes et les déplacer ensemble vers la séance appropriée.
Déplacer des actes
Pour déplacer un ou plusieurs actes :
- Sélectionnez les actes à déplacer (via les cases à cocher)
- Cliquez sur “Déplacer” dans la barre d’actions
- Choisissez la destination :
- Une séance existante
- La racine de l’espace (hors séance)
- Validez le déplacement
Vous pouvez ainsi organiser vos actes entre les séances, ou retirer des actes d’une séance pour les reclasser à la racine de l’espace.
Supprimer un acte
Suppression unitaire
Cliquez sur l’icône “Supprimer” à droite de l’acte. Confirmez la suppression dans la fenêtre de confirmation.
Suppression multiple
Cochez les actes à supprimer, puis cliquez sur “Supprimer” dans la barre d’actions de sélection. Confirmez la suppression dans la fenêtre de confirmation.
La suppression est définitive. Les annexes rattachées aux actes supprimés seront également supprimées.
Télécharger un acte
Cliquez sur l’icône “Télécharger” à droite de l’acte.
Si l’acte contient des annexes, vous avez la possibilité de télécharger l’acte principal et/ou ses annexes individuellement.
Consulter un acte
Cliquez sur le nom d’un acte pour ouvrir la visionneuse PDF. Celle-ci permet de :
- Visualiser le document avec les boutons de zoom "+" et "-"
- Consulter les annexes qui s’affichent à la suite du document principal
- Voir les métadonnées dans le panneau latéral (titre, description, type, date, auteur, taille)
- Consulter l’historique des versions avec les dates et commentaires associés
Vous pouvez également obtenir un aperçu rapide en cliquant sur la vignette d’un acte : la première page du document s’affiche alors directement.
Partager un acte
Pour obtenir un lien de partage vers un acte :
- Cliquez sur l’icône “Partager” à droite de l’acte
- Un lien est généré que vous pouvez copier dans le presse-papiers
- Vous pouvez définir une date d’expiration pour limiter la durée de validité du lien
- Pour supprimer un lien de partage, cliquez sur le bouton de suppression dans la fenêtre de partage
Dernière modification - 30 avril 2026