Aller au contenu

Comprendre les Espaces de travail

Présent dans l’application

  • Pristy Espaces
  • Pristy Actes
  • Pristy Portail

Droit nécessaire

  • Utilisateur (lecteur / éditeur / gestionnaire)
  • Administrateur

Pré-requis

  • Aucun



Qu’est-ce qu’un espace de travail⚓︎

Métaphore pour mieux comprendre

Imaginez Pristy comme une bibliothèque (le lieu), chaque espace de travail est une bibliothèque (le meuble), chaque dossier est un rayon de bibliothèque et chaque fichier est un livre.

Un espace de travail est un dossier maître, il permet de simplifier l’organisation de vos documents. Un espace de travail serait comme une section thématique dans une bibliothèque. Lorsque vous vous connectez, en cliquant dans l’application Portail sur Mes Espaces vous arrivez automatiquement dans la section “Espace de travail”.

Lors de votre première connexion, soit votre compte sera vide, soit des “Espaces de travail” vous auront déjà été partagés.

Il est impossible de créer de dossier ou de fichier dans cette section ; seulement des espaces de travail (comme on ne range pas un livre dans n’importe quelle section d’une bibliothèque).

Se repérer dans la page “Mes espaces de travail”⚓︎

La page “Mes espaces de travail” ma-structure.pristy.net/espaces/mes-espaces se compose de différents blocks, ou boites qui représentent chacune un espace de travail.

Composition d’une boite⚓︎

Dans la boite d’un espace vous trouverez :

Gérer les espaces de travail⚓︎

Créer un espace⚓︎

Rôle nécessaire

  • Utilisateur Gestionnaire
  • Utilisateur Éditeur
  • Utilisateur Lecteur

Pour créer un espace de travail :

  • Cliquez sur le bouton vert “Créer un nouvel espace” en haut à droite.
  • Donner un ID à votre espace (L’ID correspond à l’url de l’espace. Il doit respecter des règles de saisie : pas de caractère spéciaux, seuls des lettres, des chiffres et le tiret médian (-) sont acceptés. Attention, il n’est pas possible de changer l’ID après la création.).
  • Écrire une description à votre dossier (facultatif).
    • Par exemple, “Information sur la structure” pour un dossier avec des informations générales sur l’entreprise, “Documents sur la gestion des employés” pour un dossier Ressources Humaines, “Documents relatifs à la communication” pour un dossier Communication, etc.
  • Choisir le niveau de visibilité des espaces de travail de votre espace de travail : privé, modéré ou public.
  • Votre espace est créé. Vous pouvez modifier son nom pour qu’il soit plus lisible. L’ID restera inchangé. (facultatif)

ID et NOM tout comprendre

Un ID est l’identifiant unique de l’espace de travail, il sera affiché dans l’URL. Il n’est pas possible de modifier l’ID. Le nom d’un espace de travail est un nom d’affichage, il permet de donner plus de lisibilité aux utilisateur. Lors de la création de l’espace, son nom sera son ID, il est conseillé de le modifier pour s’affranchir des caractères interdit dans l’ID.

Modifier un espace⚓︎

Rôle nécessaire

  • Utilisateur Gestionnaire
  • Utilisateur Éditeur
  • Utilisateur Lecteur

Pour modifier un espace de travail, il faut en être éditeur ou gestionnaire.

  • Cliquez sur les trois points verticaux à droite de l’étoile favoris
  • Cliquez sur “ Modifier”
  • Vous pouvez modifier son nom, sa description
  • Si vous êtes gestionnaire vous pouvez aussi modifier le niveau d’accès

Consulter un espace⚓︎

Rôle nécessaire

  • Utilisateur Gestionnaire
  • Utilisateur Éditeur
  • Utilisateur Lecteur

Dans la section vos “Espaces de travail”, vous trouverez tous les espaces de travail que vous avez créés et que l’on vous a partagé.

Cliquez simplement dessus pour voir son contenu.

Si vous en avez les droits, vous pouvez modifier ces informations :

Cliquer sur les trois points verticaux puis sur “ Modifier”

Quitter un espace de travail⚓︎

Si vous êtes éditeur ou lecteur pour quitter un espace de travail vous devez demander au gestionnaire de vous retirer.

Si vous êtes le gestionnaire, vous pouvez donner le rôle de gestionnaire à un autre membre puis vous supprimer en tant que membre.

Supprimer un espace de travail⚓︎

Rôle nécessaire

  • Utilisateur Gestionnaire
  • Utilisateur Éditeur
  • Utilisateur Lecteur

Pour supprimer un espace de travail, il faut en être créateur ou gestionnaire.

Attention, un espace supprimé signifie que son contenu sera supprimé pour tous les utilisateurs. Si vous souhaitez simplement que l’espace ne fasse plus partie de votre contenu choisissez plutôt de Quitter l’espace de travail

  • Cliquez sur les trois points verticaux à droite de l’étoile favoris
  • Cliquez sur “ Supprimer”

À savoir :

  • Si vous ne vouliez pas supprimer cet espace : pas de panique, il est encore dans votre corbeille.
  • Si vous voulez créer un nouvel espace portant le même nom, vous devrez au préalable vider la corbeille. ⚠ Attention cette action est définitive.

Visibilité & accès à l’espace de travail⚓︎

Recherche

Les éléments de tous les espaces publics apparaissent dans la recherche. Les éléments des espaces modérés et privés sont exclus de la recherche.

Un espace public est visible et accessible par tous les utilisateurs. Un utilisateur non membre qui y accède pour la premiére fois en devient un membre lecteur, après avoir répondu oui à la pop-up d’accès.

Un espace modéré est visible par tous les utilisateurs. Un utilisateur non membre qui essaie d’y accéder pour la premiére fois doit répondre oui à la pop-up de demande d’accès, le gestionnaire de l’espace sera alors notifié et choisira ou non d’accepter la demande à rejoindre. Rapprochez-vous du gestionnaire pour suivre votre demande.

Un espace privé n’est visible que par les utilisateurs membres de l’espace.

Pristy Actes

Par défaut, tous les espaces Actes sont privés.

Gérer les membres d’un espace⚓︎

Consulter la page dédiée sur la gestion des membres.

Comprendre les rôles⚓︎

Consulter la page dédiée sur les rôles.

En lien avec cette page :

Pour aller plus loin :